如何開展信息化需求分析
時間：2005/8/6
在激烈的市場競爭環境下，企業要生存發展，拼的是時間、效率。在這種壓力下，企業已經不能接受低速、模糊的信息來源，每天困擾在繁瑣的數據處理、艱難的信息收集和整理當中，而是需要快速、準確的信息收集、整理、分析、決策，需要在同一平臺下協同辦公，需要高效、科學的決策手段。在這種背景下，走信息化之路是必然的抉擇。需求分析是邁向信息化成功之路的第一步，也是極具認知性和創造性的活動，此階段做得好壞，是信息化成敗的關鍵。
一、 需求分析面對的困難
1、問題了解上的難度
做需求分析的人員經常是IT技術人員，他們對企業的實際生產經營情況不甚了解，然而具體生產管理人員不具備需求功能表述能力，使得信息化需要處理的內容難以確定。
2、問題本身的動態性
企業信息化的需求不是一成不變的，隨著企業的不斷發展，企業對信息化的需求也在不斷的發生變化。但對企業信息化需求產生影響的主要來自三個方面：
（1）資本結構的變化
企業在資本層面的變化，如企業并購，往往會使企業在組織結構、企業文化、業務流程等方面發生很大的變化，從而對企業信息化的需求將會產生根本的影響。
（2）組織結構的變化
組織結構的變化對信息化需求的影響也是很大的，如果企業的一把手更換了，可能整個信息化建設的思路就會發生變化。組織結構的調整也會使業務流程發生變化。
（3）業務的變化
業務的變化主要是：業務方向的變化和業務流程的變化等方面，在這個層面的變化對信息化需求的影響可能是巨大的，如：企業拓展一個全新的業務領域等。
正是由于這些變化對信息化需求的影響很大，因而從戰略層面上應該盡量把握變化的方向。另外，考慮到信息化需求的可變性，信息化規劃和實施需要一定柔性。企業對于信息化的需求，也需要根據變化進行定期的修整。
3、團隊溝通的障礙
不同層面的人員對信息化的需求是不同的，對于企業戰略層面來說，企業信息化的需求不僅僅是來源于企業目前對信息化的需求，也來源于企業未來發展的需求；對于技術層面來說信息化的需求側重于企業發展的一個支撐環境，從信息技術層面上對系統的完善、升級、集成和整合提出了需求。對于運作層面來說，側重于企業關鍵業務流程處理，確定企業在運作中存在的問題。以上三個層次所獲取的需求并不是相互孤立的，有著內在的聯系。要想把握企業對信息化建設的方向，需要不同層面的人員友好溝通，對需求進行綜合分析。
二、 需求分析應該注意的問題
1、明確需求
需求到底是什么？在系統的建設之初，這個問題是沒有答案的，至少沒有人全面考慮過這個問題，也沒有人能夠全面描述這個問題。要得出對這個問題的理想答案，首先必須在全企業內進行信息系統建設總動員，需求分析人員必須深入到企業生產和管理的每一個環節進行系統、客觀的分析與調研，充分掌握企業現行管理及業務的第一手資料，了解相關管理人員及業務人員對系統建設的想法和意見，在充分掌握企業自身情況的基礎上，結合企業發展戰略新的增長點，以科學的工作方法確定企業的管理工作流程、數據需求、系統功能結構等，按照需求分析文檔的規定格式整理成一份完整的系統需求分析報告。
2、高層領導的重視與指揮協調
企業高層領導的高度重視、親自參與需求分析的指揮協調是非常重要的，也是非常必需的。在企業員工的主人翁意識不是很高的情況下，企業高層領導的親自參與本身就代表了企業對這項工作的重視和支持，使系統的需求分析工作處在一種嚴肅和莊重氣氛中，這是做好這項工作的一個基本前提。
3、要敢于揭示和暴露企業管理存在的問題。
企業中下層管理人員最了解企業管理的具體業務情況，他們應該以對企業前途和系統質量負責任的態度，根據自己的工作經驗和體會，充分發揮自己的聰明才智，客觀具體地提出自己業務領域內的信息化需求。對于企業在現行管理中存在的不合理因素、存在問題以及各種漏洞或缺陷，要敢于揭示和暴露，包括管理流程、業務流程、數據或報表的分析處理、工作崗位及其任務的設置等各個方面。只有在這樣的基礎上完成的系統需求分析才能具有生命力和價值。
4、掌握各種溝通技巧
需求分析的過程實際上是個溝通的過程。需求分析人員如果直接要求業務人員寫出自己的業務是如何實現確實有些難度，他們不具備信息化的功能表述能力。不妨使用“拋磚引玉”的方法，需求分析人員自己提出問題，設想是如何解決的，業務人員對此提出意見。
5、需求確認并非一成不變
隨著這種條件的變化，信息化工作也必須適應這種變化。業務人員不可能在項目早期就能說清楚所有業務需求，變更需求是必然現象。在“需求分析報告”上簽字確認，僅僅是需求分析過程結束的標志，它意味著“需求分析報告”是以后討論的基線，進一步的變更可在此基線上通過項目定義的變更來進行。為了減少變更，應該選擇有本行業軟件開發背景的單位作為合作方，雙方共同完成需求分析。
三、 需求分析采取的辦法
1、 成立信息化小組
成立專門的信息化工作組，工作組成員應該包括IT技術人員、相關管理人員及業務人員、企業的各級領導，特別是企業的高層領導。
2、 舉辦調查會或個別訪問
這種方法可以使信息分析人員直接與管理及業務人員溝通，集中征詢意見。但是由于時間等因素的制約，調查會不能完全反映出每個與會者的意見，因此，在會后還應根據具體需要進行個別訪問。
3、 收集報表資料
此方法就是將各部門日常業務中所用的各種單據、憑證等報表類資料統一收集起來，在條件允許的情況下，對于一些保密性不強的資料，盡可能的采用復印的方式取得，這樣做的好處是可以得到真實數據。通過對報表資料內容、相互關系進行分析，可以在一定程度上找出企業各部門在信息上的聯系，從而提出對信息處理的改進意見。
4、 書面調查
根據企業信息化的目標設計調查表，用調查表向有關部門和個人征求意見、收集數據，這種方法適用于比較復雜的系統，它實際上是前兩種方法的補充。
5、 參加業務實踐
信息分析人員盡可能的參加企業各部門的實際工作，親自參加業務實踐，這樣做一方面可以站在用戶的角度看問題，準確全面了解企業各部門對信息系統的需求，另一方面可加深信息分析人員與用戶的思想交流和友誼，將有利于下一步的工作。
四、 結束語
需求分析是一個項目的開端，也是項目建設的基石。在以往建設失敗的項目中，80％是由于需求分析的不明確而造成的。因此一個信息化項目成功的關鍵因素之一，就是對需求分析的把握程度。而項目的整體風險往往表現在需求分析不明確、業務流程不合理，用戶不接受等問題上。信息化工作既是一項迫在眉睫的工作，又是一個循序漸進的過程。需要總體規劃，分步實施。要調整好長遠利益與既得利益的關系，踏踏實實走好需求分析這個信息化的關鍵一步。
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